Donneur d’ordre : comment travailler avec un freelance ?

21 septembre 2015

Est freelance « une personne qui travaille à son propre compte pour différents clients (donneurs d’ordre) sans contrat à long-terme ». Le freelance (ou travailleur indépendant) est le partenaire de l’entreprise tout au long de la réalisation d’une mission. En tant que prestataire de celle-ci, il lui offre la possibilité d’externaliser certaines tâches.

Le freelance : un prestataire à part entière

La caractéristique principale du freelance c’est son indépendance vis-à-vis de l’entreprise pour laquelle il est un fournisseur. Il est extérieur à l’entreprise et effectue une mission qui le lie contractuellement à celle-ci.

Le travailleur indépendant, sous couvert d’un contrat, réalise pour son client une mission dont les termes ont été définis à l’avance et à la fin de laquelle, il doit fournir à celui-ci un « travail » évaluable, en échange de ses indemnités.

Pendant la durée de son contrat, il ne bénéficie pas des mêmes droits qu’un salarié de l’entreprise (CE, mutuelle …), mais en tant que partenaire externe, il n’est pas non plus assujetti aux mêmes exigences. Par exemple, vous ne pouvez pas lui imposer des horaires de travail fixes.

Freelance et facturation

Le travailleur indépendant peut facturer ses services de deux façons :
au temps passé (tarif horaire ou journalier). En fonction de son activité, cette facturation est soumise ou non à la TVA mais inclut obligatoirement les charges sociales.

au forfait c’est-à-dire que le freelance définit un tarif pour une tâche donnée. Cette tarification est généralement préférée par les travailleurs indépendants réalisant régulièrement les mêmes tâches. Elle est souvent utilisée pour des tâches graphiques, informatiques ou journalistiques : réalisation de logo, conception d’infographies, écriture de billets de blog, etc. Cette facturation est plus avantageuse pour le donneur d’ordre car plus claire, mais plus contraignante pour le travailleur indépendant car elle l’oblige à estimer précisément le temps consacré à la réalisation de la mission. S’il dépasse la durée estimée, il ne pourra pas réclamer au porteur de projet d’être payé en heures supplémentaires.

Travailler avec un freelance : des contrats

Les contrats liant le freelance au décideur sont principalement de deux types : oraux et écrits. Le respect du contrat, qu’il soit oral ou écrit, est la première obligation du donneur d’ordre.

Les contrats oraux sont courants et légaux même s’il est conseillé de récapituler par mail ce qui a été convenu entre les deux parties afin de se protéger en cas de litige. L’email doit en autre rappeler :
– la nature de la mission à effectuer
– le délai de réalisation
– le prix fixé.

Le contrat écrit est à privilégier sur le contrat oral car il permet de mettre noir sur blanc certaines règles de fonctionnement entre les deux parties. Il permettra entre autres de :
– définir les obligations des parties en présence et de prévoir les conséquences du non-respect de celles-ci.
– préciser clairement l’objet du contrat. Celui-ci doit indiquer de façon claire et détaillée les tâches attendues, le résultat final, le tarif, le délai octroyé pour sa réalisation de la mission ainsi que les délais de paiement.
– prévoir les modalités et les conséquences d’une résiliation du contrat.
– préciser les notions de propriétés.
– définir les garanties et responsabilités.

Le suivi de mission après contrat doit lui aussi être négocié au préalable.

En plus des clauses légales habituelles, ce contrat doit permettre de formaliser des clauses restrictives comme :
– la clause de non-concurrence
– l’interdiction / permission d’exploitation ultérieure des créations
– les cessions des droits d’auteur

Toute modification du contrat initial doit faire l’objet d’un avenant qui doit être accepté par les deux parties. Sur Internet, il existe des modèles de contrats qui vous permettront de ne pas oublier les éléments essentiels. N’oubliez pas qu’une fois signé le contrat a force de loi.

Travailler avec un freelance : des règles

En dehors du contrat en lui-même, le décideur doit s’assurer que le freelance est bien couvert par une Assurance RC Pro (Responsabilité Civile Professionnelle). Cette assurance couvre le travailleur indépendant en cas de dommages corporels et matériels qu’il est susceptible de causer à autrui.

En fonction du statut du travailleur indépendant, le donneur d’ordre doit vérifier qu’il est bien enregistré auprès de toutes les autorités juridiques ou sociales nécessaires. Par exemple, il doit vérifier que le freelance est bien inscrit auprès des organismes de protection sociale, et affilié auprès de divers assurances (maladie, invalidité, vieillesse, etc.).

Toujours, en fonction du statut du freelance, le porteur de projet doit effectuer des vérifications différentes ; par exemple :
– si celui-ci est en entreprise individuelle, le décideur doit vérifier qu’il a un numéro de SIREN, un SIRET et un code APE définissant sa profession.
– s’il a créé sa société, le porteur de projet doit vérifier qu’il a, en plus du numéro de SIREN, un numéro d’enregistrement au registre du commerce et des sociétés (RCS).

Le donneur d’ordre doit aussi respecter un ensemble de règles « non particulières ou non soumises à un droit spécifique ». Il a divers devoirs envers le travailleur indépendant :
devoir d’information : le client doit fournir au freelance toutes les informations utiles et indispensables à la réalisation et l’exécution de sa mission.
devoir de collaboration : le donneur d’ordre doit prendre toutes les dispositions nécessaires pour favoriser la réussite de la mission du freelance. Il doit par exemple favoriser l’accès du freelance aux collaborateurs de son entreprise si ceux-ci sont nécessaires au bon déroulement de la mission.
devoir de réception : le client, avant d’accepter ou de refuser l’objet de mission, doit accuser réception de la remise de celui-ci. Pour éviter toutes déceptions tardives, il est préférable de prévoir des suivis de mission réguliers avec le freelance. Vous pouvez même, si vous le désirez, définir la régularité de ces rendez-vous dans le contrat vous liant au freelance.

Le bon fonctionnement d’une mission dépend souvent de ces simples obligations.

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